1. AMAÇ

Bu Planın amacı, İKARUS DIŞ TİCARET SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (“İKARUS”) başta olmak üzere diğer tüm bağlı iştirakleri, bünyesindeki diğer şirketler olarak kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alma yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, veri sorumlusu sıfatıyla İKARUS tarafından kendi nezdinde kimlere raporlama yapılacağı, Kanun kapsamında yapılacak bildirimler ile veri ihlalinin olası sonuçlarının değerlendirilmesi hususunda, kendi nezdindeki sorumluluğun kimde olduğunun belirlenmesi gibi konulara ilişkin rolleri ve sorumlulukları tanımlamak, usul ve esasları düzenlemektir.

2. KAPSAM

Bu Planın kapsamı, İKARUS tarafından fiziki veya elektronik ortamda işlenen kişisel verilerin işlenmesinde görevli çalışanları içermektedir.

3. TANIMLAR

Bu Planın uygulanmasında;

1. Açık rıza : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
2. İlgili kişi : Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
3. Kanun : 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu,
4. Kişisel veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
5. Kişisel verilerin işlenmesi : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
6. Kurul : Kişisel Verileri Koruma Kurulunu
7. Özel nitelikli kişisel veri : Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik veriler (işbu Sözleşme’nin devamında kullanılan “kişisel veri” ifadesi, uygun olduğu ölçüde özel nitelikli kişisel verileri de kapsamaktadır),
8. Plan : İKARUS Veri ihlali müdahale planını,
9. Veri ihlali : Veri sorumlusu tarafından işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesini,
10. Veri işleyen : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
11. Veri kayıt sistemi : Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
12. Veri sorumlusu : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi, ifade eder.

4. VERİ İHLALİ

Kanunun 12’nci maddesinin 5’inci fıkrası gereğince, İKARUS tarafından işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesidir.

Yukarıdaki tanıma ilaveten; iletilen, saklanan veya işlenen kişisel verilerin kazara yasadışı yollarla imha edilmesi, kaybı, değiştirilmesi, yetkisiz şekilde açıklanması ve/veya bunlara erişime yol açan bir güvenlik ihlalinin meydana gelmesi de yine Plan kapsamında Veri İhlali olarak nitelendirilecektir.

5. HEDEFLER

Bir Veri İhlali yaşanması durumunda, İKARUS’un Plan çerçevesinde hedefleri:

1. Veri İhlaline sebep olan olayı dahili olarak tüm ilgili departmanlar nezdinde araştırmak (gerektiği hallerde kolluk kuvvetleri ve diğer kamu kurum ve kuruluşları ile iş birliği içerisinde),
2. Veri İhlalinin kaynağını tespit etmek,
3. Veri İhlalinden etkilenen kişisel veri kategorilerini tespit etmek,
4. Veri İhlalinden etkilenen kişi gruplarını/tarafları tespit etmek,
5. Veri İhlalinden etkilenen tarafların mevcutta uğradıkları ve uğramaları muhtemel potansiyel etkileri tespit etmek ve varsa bu etkilerden doğan zararların en asgariye indirilmesini sağlamak,
6. Veri İhlali neticesinde İKARUS’un organizasyonuna olan etkilerinin, ticari kaybın, operasyonlardaki azalmanın, itibarî kayıpların ve/veya finansal zararların boyutlarını tespit etmek ve hukuka uygun bir şekilde en asgariye indirilmesini sağlamak,
7. Veri İhlali sonrasındaki iyileşmenin zamanını tespit etmek,
8. Eğer siber saldırı varsa;
   1. Bilgi sistemlerinin siber saldırıdan etkilenip etkilenmediğini,
   2. Saldırı sonucu gerçekleşen ihlal unsurunu,
   3. Siber saldırının İKARUS’un organizasyonuna olan etkilerini, ve Siber saldırı sonrasındaki iyileşmenin zamanını tespit etmek,
9. İhlalin tekrarlanmaması için atılan adımları belirlemek ve bunların tahminen ne kadar zamanda tamamlanacağını hesaplamak,
10. Veri İhlaline  sebep  olan  olayı  veya  olay  sonucu  ortaya  çıkan  kaybı,

1. Kanuna uygun şekilde Kurula 72 saat içerisinde,
2. Veri İhlalinden etkilenen ilgili kişilere en kısa sürede uygun yöntemlerle,
3. Çalışanlara en kısa sürede,
4. Eğer gerekiyorsa yurtiçinde bulunan diğer organizasyon veya kurumlara ilgili yasal yükümlülüklere uygun sürede,

11. Yurt dışında bulunan diğer veri koruma otoriteleri veya ilgili kurumlara ilgili yasal yükümlülüklere uygun sürede, bildirmek,
12. Gelecekte meydana gelmesi ihtimaline karşı olası Veri İhlallerinin en aza indirilmesi için Veri İhlaline yol açan olay sonrası iç denetimi tertiplemek, eğitim faaliyetleri düzenlemek ve iç iletişimi sağlamak;
13. Veri ihlallerine ilişkin bilgilerin, etkilerinin ve alınan önlemlerin kayıt altına alınması ve Kurulun incelemesine hazır halde bulundurmaktır.

6. GÖREVLİLER VE SORUMLULUKLAR

Veri İhlali yaşanması halinde bu Plan gereğince İKARUS bünyesinde görevli departmanlar, Veri İhlaline neden olan olayın niteliğine göre belirlenir; ancak her koşulda aşağıdaki tabloda yazan departmanlardan her birinden en az bir temsilci görevlendirilecektir. Temsilcilerin sorumluluklarına da aynı tabloda belirtilmiştir.

7. BİLDİRİM

Veri Sorumlusu Tarafından Bildirim

Veri İhlal bildirimleri, ihlalden etkilenen kişiler hakkında ortaya çıkabilecek olumsuz sonuçların bir an önce önüne geçilmesi veya en aza indirilmesine imkân verecek önlemler alınmasını sağlamak amacıyla Kurula ve ihlalden etkilenmiş kişilere yapılmalıdır. Buna ilişkin Kurulun 24.01.2019 tarih ve 2019/10 sayılı Kararı doğrultusunda hazırlanan işbu Plan gereğince İKARUS’un;

1. Veri İhlalini öğrendiği tarihten itibaren gecikmeksizin ve en geç 72 saat içinde Kurula bildirmesi,
2. Söz konusu veri ihlalinden etkilenen kişilerin belirlenmesini müteakip ilgili kişilere de makul olan en kısa süre içerisinde, ilgili kişinin iletişim adresine ulaşılabiliyorsa doğrudan, ulaşılamıyorsa veri sorumlusunun kendi web sitesi üzerinden yayımlanması gibi uygun yöntemlerle bildirim yapması,
3. Kurula haklı bir gerekçe ile 72 saat içinde bildirim yapılamaması halinde, yapılacak bildirimle birlikte gecikmenin nedenlerinin de Kurula açıklanması,
4. Kurula yapılacak bildirimde “https://ihlalbildirim.kvkk.gov.tr/”adresinde yer alana Kişisel Veri İhlal Bildirim Formunun kullanılması,
5. Kurula yapılacak bildirimde https://ihlalbildirim.kvkk.gov.tr/ adresinde yer alan “Kişisel Veri İhlal Bildirim Formu”nun kullanılması halinde aynı adresteki “Kişisel Veri İhlali Bildirim Formu (Internet) Kılavuzu”nun okunması,
6. Formda yer alan bilgilerin aynı anda sağlanmasının mümkün olmadığı hallerde, bu bilgilerin gecikmeye mahal verilmeksizin aşamalı olarak sağlanması, ve
7. Veri ihlallerine ilişkin bilgilerin, etkilerinin ve alınan önlemlerin kayıt altına alınması ve Kurulun incelemesine hazır halde bulundurulması gerekmektedir.

İKARUS bildirime ilişkin yukarıda sayılı tüm işlemleri işbu Planın 5’inci maddesinde belirtilen ve aynı madde içerisindeki tabloda detaylı şekilde verilen birimlerince yürütür.

İlgili Kişiye Bildirim Esasları

Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 18.09.2019 tarih ve 2019/271 Sayılı Kararı doğrultusunda, veri ihlalinden etkilenen veya etkilenmiş olduğundan şüphelenilen ilgili kişilere yapılacak bildirim açık ve sade bir dille yapılacak ve bildirimde asgari olarak şu unsurlar bulunacaktır.

1. İhlalinin ne zaman gerçekleştiği,
2. Kişisel veri kategorileri bazında (kişisel veri / özel nitelikli kişisel veri ayrımı yapılarak) hangi kişisel verilerin ihlalden etkilendiği,
3. Kişisel veri ihlalinin olası sonuçları,
4. Veri ihlalinin olumsuz etkilerinin azaltılması için alınan veya alınması önerilen tedbirler,
5. İlgili kişilerin veri ihlali ile ilgili bilgi almalarını sağlayacak irtibat kişilerinin isim ve iletişim detayları ya da veri sorumlusunun web sayfasının tam adresi, çağrı merkezi iletişim yolları

Veri İşleyen Tarafından Bildirim

Veri işleyen nezdinde bulunan kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde, veri işleyenin bu konuda herhangi bir gecikmeye yer vermeksizin veri sorumlusu olan İKARUS’a bildirimde bulunması gerekmektedir. Veri işleyenin bildirimini müteakip İKARUS tarafından, Planın 6’ncı maddesindeki süreç izlenerek Kurula bildirim yapılacaktır.

Yurt Dışı Veri İhlali

Veri ihlalinin yurt dışında yerleşik veri sorumlusu nezdinde yaşanması halinde, bu ihlalin sonuçlarının Türkiye’de yerleşik ilgili kişileri etkilemesi ve ilgili kişilerin sunulan ürün ve hizmetlerden Türkiye’de faydalanmaları durumunda, bu veri sorumlusu tarafından da Planın 6’ncı maddesinde belirtilen esaslar çerçevesinde Kurula bildirimde bulunulacaktır.

8. YÜRÜRLÜK ve PLANIN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ

İKARUS tarafından hazırlanan bu Plan yönetim organı tarafından alınan karar doğrultusunda yürürlüğe girdiği tarihten itibaren geçerlidir. Hazırlanan ve yürürlüğe konulan bu Plan, yılda bir periyodik olarak gözden geçirilir.

9. GÜNCELLEME TABLOSU

Bu Plan’da yapılan değişiklikler aşağıdaki tabloda yer almaktadır.